1. Verantwortlicher und Kontakt
Gartenprofis München GmbH, Trollblumenstraße 23, 80995 München, Deutschland. Geschäftsführer: Mahsum Akdag. Telefon: +49 89 2000 19269.
Datenschutzkontakt: Mahsum Akdag, gleiche Anschrift, info@089winterdienst.de. Die Bezeichnung als Kontakt bedeutet keine Bestellung zum Datenschutzbeauftragten.
2. Zugang und Herkunft der Kontaktdaten
Die Administration hinterlegt die E-Mail-Adressen von Kunden und Mitarbeitern und ordnet ihnen Objekte beziehungsweise Einsätze zu. Die Kontaktdaten stammen von Ihnen, aus der Geschäfts- oder Beschäftigungsbeziehung oder von Ihrer zuständigen Hausverwaltung beziehungsweise Ihrem Arbeitgeber. Für die Einladung ist eine E-Mail-Adresse erforderlich; zusätzliche Kontaktangaben werden nur bei Bedarf hinterlegt.
Sie erhalten einen persönlichen Link und vergeben Ihr Passwort selbst. Der Link gilt eine Stunde und kann einmal verwendet werden. Der Administrator erhält Ihr Passwort nicht. Ohne die erforderlichen Kontodaten ist die Nutzung des geschützten Portals nicht möglich. Falls Sie eine Einladung nicht zuordnen können, kontaktieren Sie uns und geben Sie den Link nicht weiter.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir nutzen das Portal zur Organisation, Durchführung und Dokumentation des Winterdienstes, zur Bereitstellung der Nachweise und für notwendige Zugangsnachrichten. Für natürliche Personen als Vertragspartner ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern von Unternehmen oder Hausverwaltungen stützen wir die erforderliche Kommunikation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist eine verlässliche Vertragsabwicklung und Leistungsdokumentation.
Beschäftigtendaten werden verarbeitet, soweit dies für Einsatzorganisation und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Für IT-Sicherheit und Missbrauchsschutz besteht ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden.
4. Einsatzdaten, Fotos und Standort
Gespeichert werden zugeordnete Objektadressen, geplante und tatsächliche Einsatzzeiten, Mitarbeiter- und Fahrzeugzuordnungen, ausgeführte Arbeiten, Streumittel, Notizen sowie Angaben zu Temperatur und Eisbildung. Hochgeladene Fotos dienen der Dokumentation des Objektzustands. Originaldateien können zusätzlich Bildmetadaten wie Aufnahmezeit oder Kamerastandort enthalten; diese werden derzeit nicht automatisch entfernt. Bitte fotografieren Sie nur die erforderlichen Flächen und vermeiden Sie erkennbare Personen, Kennzeichen und private Innenräume.
Die Standortfunktion erfasst nach Betätigung und Freigabe im Browser eine Position mit Genauigkeit und Zeitpunkt. Es findet keine laufende Hintergrundortung durch den Portalcode statt. Die Browserfreigabe ersetzt nicht die Prüfung der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit im Beschäftigungsverhältnis. Ein Einsatz kann auch ohne Standortangabe gespeichert werden.
5. Wer sieht welche Daten?
Administratoren verwalten die Betriebsdaten. Mitarbeiter erhalten ihre zugewiesenen Einsätze; Kunden können ausschließlich die ihnen freigegebenen Objekte und Nachweise ansehen. Fotos werden erst nach einer Berechtigungsprüfung ausgeliefert. Ein Einladungslink allein ermöglicht keinen Zugriff auf fremde Objekte. Der Entzug einer Objekt- oder Mitarbeiterzuordnung sperrt den betreffenden Zugriff.
Die Kundenansicht enthält keine internen Mitarbeiter-Kontaktdaten und keine erfassten GPS-Koordinaten. In Fotos und Freitext können dennoch personenbezogene Inhalte vorkommen; unnötige Angaben dürfen deshalb nicht hochgeladen werden.
6. Hosting, Anmeldung und E-Mail-Dienstleister
Das Portal wird über OpenAI Sites mit Cloudflare-Infrastruktur bereitgestellt. Dort werden Portal- und Fotodaten sowie technisch erforderliche Verbindungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browserdaten und Fehlerprotokolle gehören.
Für die Passwortanmeldung verwenden wir Supabase. Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, Konto-ID, Authentifizierungsdaten und technische Sicherheitsdaten. Das verwendete Projekt liegt in der Region Frankfurt; daraus folgt keine ausschließliche Verarbeitung aller Support-, Funktions- und Betriebsdaten innerhalb Deutschlands.
Zugangseinladungen und aktivierte Einsatznachrichten werden über Resend (Plus Five Five, Inc.) versendet. Der Dienst erhält Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und technische Versanddaten. Einsatzfotos werden nicht als E-Mail-Anhang versandt. Die Nachrichten führen in den geschützten Portalbereich und dienen nicht dem Newsletter-Marketing.
Die Dienstleister und ihre Unterauftragnehmer können Daten auch außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten, insbesondere in den USA; bei Supabase sind auch Verarbeitungen in Singapur möglich. Die Anbieter beschreiben ihre Auftragsverarbeitung und Übermittlungsmechanismen, darunter Standardvertragsklauseln, in den unten verlinkten Dokumenten. Informationen zu den für Ihren Fall eingesetzten Garantien und Kopien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.
7. Sitzungen, Cookies und externe Dienste
Die Passwortanmeldung verwendet ein technisch erforderliches, nur über HTTPS übermitteltes Sitzungscookie. Die Sitzung läuft spätestens nach einer Stunde ab; Abmelden sperrt die Portalsitzung. Das Hosting kann zusätzliche notwendige Sicherheitscookies setzen. Die Speicherung dient den ausdrücklich angeforderten Anmelde- und Sicherheitsfunktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Im Portalcode sind keine Werbe- oder Analyse-Pixel eingebaut. Google Maps wird über Links geöffnet; erst beim Anklicken wird die Zieladresse oder erfasste Position an Google übergeben. Wetterdaten für München werden serverseitig abgerufen, ohne dafür Ihre Kontaktdaten an den Wetterdienst zu senden. Die alternative ChatGPT-Anmeldung für bestehende Administratoren führt zu OpenAI; dort gelten zusätzlich dessen Hinweise.
8. Speicherdauer und Löschung
Kontaktdaten und Zuordnungen werden so lange benötigt, wie der Zugang und die jeweilige Geschäfts- oder Beschäftigungsbeziehung bestehen. Nach Ende des Zwecks prüfen wir die Löschung; gesetzliche Pflichten und konkret erforderliche Nachweise zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen können eine weitere, zweckgebundene Aufbewahrung rechtfertigen. Für Einsatznachweise richtet sich die Dauer nach diesen Kriterien und der betroffenen Dokumentart.
Abgelaufene Einladungsdaten und Portalsitzungen werden bei nachfolgenden Anmelde- oder Einladungsvorgängen bereinigt. Eine Einladung ist unabhängig von dieser Bereinigung nach einer Stunde ungültig. Begrenzungsdaten gegen zu viele Anmeldeversuche werden bei weiteren Authentifizierungsanfragen nach Ablauf ihres Zeitfensters entfernt.
„Kunde entfernen“ beziehungsweise „Zugang sperren“ entzieht die Portalberechtigung. Dies löscht nicht automatisch alle historischen Nachweise, Versandprotokolle oder das externe Authentifizierungskonto. Eine vollständige Löschanfrage wird gesondert geprüft und bei den betroffenen Dienstleistern umgesetzt. Für Sicherheitsprotokolle und Sicherungskopien gelten zusätzlich die tatsächlich vereinbarten Speicherzyklen der Anbieter; Einzelheiten können Sie bei uns erfragen.
9. Ihre Rechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Schreiben Sie dafür an info@089winterdienst.de. Zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein. Bitte senden Sie uns keine Passwörter oder Einladungslinks.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht. Im Portal erfolgt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein entsprechendes Profiling.